Kolarin Kontion viestintäsuunnitelma

1. Sisäinen viestintä

Kolarin Kontion sisäisen viestinnän tavoitteena on kertoa selkeästi ja avoimesti mitä seurassa tapahtuu , miten asioita valmistellaan ja ratkaistaan sekä kuka tai ketkä tekevät päätöksiä seuran asioita.

Tehokas, selkeä ja avoin viestintä lisää sitoutumista, aktiivisuutta, keskustelua ja vaikutusmahdollisuuksia omassa seurassa. Seuran toiminnallisten tavoitteiden saavuttaminen on helpompaa, kun niitä tavoittelevat yhdessä tyytyväiset seuratoimijat, pelaajat ja vanhemmat.

Sisäisessä viestinnässä tärkeintä on, että se tavoittaa kaikki, joita asia koskee . Koko seuraa koskevien asioiden tiedottamisesta vastaa seuran tiedotusvastaava. Viestinnässä käytetään monia eri välineitä. Ensisijainen tiedottamisen väline on joukkueiden Facebook-ryhmät. Ryhmiin kuuluu lähes kaikkien pelaajien huoltajat.

Sähköpostin käyttö pyritään tehostamaan siten, että kaikki seuran ja joukkueiden ajankohtaiset asiat välitetään kaikille pelaajien huoltajille aina myös sähköpostitse. Sähköpostin käyttö edellyttää, että aina kauden alussa joukkueiden valmentajat tarkistavat huoltajien yhteystiedot. Kiireiset asiat tiedotetaan tarvittaessa myös tekstiviestitse.

Joukkueiden sisäisistä asioista tiedottamisesta vastaa ensisijaisesti joukkueiden valmentajat. Joukkueiden, pelaajien ja huoltajien tiedottamisessa pyritään aina siihen, että tieto jaetaan kaikille selkeästi ja riittävän ajoissa. Viestintävälineet ovat samat kuin koko seuraa koskevassa viestinnässä.

Hyvin toimiva tiedotus ja viestintä lisää pelaajien ja huoltajien sitoutuneisuutta ja yhteishenkeä. Viestinnässä on tärkeä muistaa myös positiivisuus ja kannustaminen.


2. Ulkoinen viestintä

Kolarin Kontio haluaa olla aktiivinen toimija sosiaalisessa mediassa . Sosiaalista mediaa käytetään tehokkaana viestintä- ja markkinointikanavana. Seuralla on käytössään seuraavat sosiaalisen median työkalut: Facebook, Twitter, Instagram, Youtube.

Sosiaalisen median päivittämisestä huolehtii seuran tiedotusvastaava. Muut seuran toimijat välittävät sekä kirjoitettua materiaalia että kuvia hänelle.

Kontion sosiaalisen median tavoite on kertoa avoimesti ja positiivisesti seuran toiminnasta ja sen tuomista mahdollisuuksista sekä tuoda esille Kontion rooli laadukasta jalkapallotoimintaa lapsille, nuorille ja aikuisille järjestävänä kolarilaisena jalkapalloseurana.

Facebook on selvästi sosiaalisen median työvälineistä suosituin ja seuratuin. Facebook on luonteeltaan hidastempoisempi mitä esimerkiksi Twitter ja sitä päivitetään harkiten. Facebookissa jaetaan kaikkia koko seuraa koskevia juttuja, junioripuolen ja
edustusjoukkueiden uutisia. Sitä käytetään myös markkinointivälineenä pelien ja tapahtumien esiintuomisessa.

Twitterin käyttäjämäärä Suomessa on vahvasti nousussa. Twitterissä on pääosa suomalaisista jalkapalloseuroista, eri toimijoista ja mediasta jalkapallon ympärillä. Twitterissä tieto virtaa nopeasti, joten päivittäminen voi olla esimerkiksi Facebookia nopeatempoisempaa. Erityisen hyvin Twitter soveltuu
pelien liveseurannan päivittämiseen. Edustusjoukkueen pelejä voikin seurata livenä seuran Twitteristä.

Instagram on kuvanjakopalvelu, joka on suuressa suosiossa erityisesti nuorempien joukossa. Instagram on myös hyvin nopeatempoinen ja sitä voi päivittää tiiviissäkin tahdissa.
Kontion Instagramissa pyritään jakamaan paljon kuvia edustus- ja juniorijoukkueen arjesta, pelireissuilta sekä muista tapahtumista.

YouTube on videopalvelu, jossa voi vapaasti julkaista erilaisia videoita. Kontion Youtube-kanavalla julkaistaan otteluennakoita, pelien maaleja sekä videokoosteita isoista turnausreissuista. Kanavalla on myös monenlaisia harjoitteita eli ns. kotiläksyjä junioreille.

Sosiaalisen median lisäksi tärkeä osa Kontion viestintää on omat kotisivut. Kaikki merkittävät sosiaalisessa mediassa jaettavat uutiset laitetaan jakoon myös kotisivujen kautta. Näin ne myös arkistoivat myöhempää käyttöä ja seuran historian dokumentointia varten.

Kotisivuilla on uutisten lisäksi myös paljon muuta tietoa. Sieltä on luettavissa kaikki seuran tiedotteet, vuosikello ja joukkueiden otteluohjelma. Sivuilla on myös seuran arvot ja visiot, pelisäännöt sekä organisaatiokuvaus. Sieltä on luettavissa myös seuran historiikki, junioreiden ja edustusjoukkueen vanhat tilastot sekä puulaakitilastot.

Paikallismedian hyödyntämien on merkittävä osa ulkoista viestintää. Yhteistyö Luoteis-Lapin kanssa on ollut sujuvaa ja pyrimmekin tuomaan esille mahdollisimman paljon Kontion
toimintaa ja tapahtumia lehden kautta. Turnauksista ja muista tapahtumista kirjoitetut lehtijutut julkaistaan mielellään lehden sivuilla. Lehtijuttujen tuottamisesta vastaa pääsääntöisesti seuran tiedotusvastaava mutta on suositeltavaa että muutkin seuran toimijat kirjoittavat juttuja.


3. Kriisiviestintä

Kriisiviestinnällä tarkoitetaan tilanteita, jotka syntyvät äkillisesti ja joissa on tarve viestiä viipymättä. Kriisitilanteessa vastuiden on oltava selkeitä ja viestinnän selkeää ja nopeaa.

Kriisiviestintätilanne voi syntyä esimerkiksi onnettomuustilanteessa tai seuraan jollain tavalla liitettävissä
olevasta negatiivisesta tapahtumasta. Kriisiviestinnästä vastaa seuran hallitus.

Kriisitilanteen sattuessa tieto on aina välitettävä seuran hallituksen jäsenelle , jonka tehtävänä on huolehtia että koko hallitus saa siitä tiedon. Hallitus tiedottaa kriisitilanteesta nopeasti, selkeästi ja riittävästi sekä oikealla kohderyhmälle.

Tavoitteena on kriisitilanteesta luodaan oikea kuva ja turvataan
toiminnan jatkuminen mahdollisimman normaalina kriisin aikana ja sen jälkeen. Tärkeää on hoitaa kriisitilanne hyvin loppuun asti ja tiedottaa asiasta siihen liittyville kohderyhmille aina, kun jotain uutta tiedotettavaa on.


4. Sosiaalisen median käytön ohjeistus

Kolarin Kontio on luonut kirjallisen ohjeistuksen sosiaalisen median käytöstä . Se jaetaan kaikille seuran toimijoille, pelaajille ja vanhemmille.

Pyydämme vanhempia keskustelemaan
ohjeistuksesta pelaajien kanssa, jotta sosiaalisessa mediassa toiminen ei tuota synnytä ongelmia ja voimme keskittyä voimme keskittyä oleelliseen eli jalkapallon harrastamiseen. Erityisesti kiusaaminen on asia, jota emme hyväksy, tapahtui se netissä tai kasvotusten.

Sosiaalisen median käytön ohjeistus koskee myös valmentajia ja muita seuran toimijoita. Kirjoittaessa seuraa koskevista asioista netissä, on hyvä muistaa samat käyttäytymissäännöt kuin muussakin elämässä. Lukijalle voi olla vaikeaa erottaa mikä on kirjoittajan oma näkemys ja mikä seuran virallinen linja, joten on hyvä olla tarkkana mitä julkaisee liittyen Kolarin Kontioon.

Valmentajat ovat aina myös esimerkkejä pelaajilleen, joten heidän on huolehdittava esimerkiksi, että kielenkäyttö on asiallista. Valmentajien on syytä harkita miten toiminta sosiaalisessa mediassa vaikuttaa uskottavuuteen valmentajanroolissa ja
mielikuvaan kykyyn hoitaa tehtäviä tasapuolisesti.