Kolarin Kontion taloussääntö
YLEISET MÄÄRÄYKSET
1 § Suhde muihin säännöksiin
Kolarin Kontio ry:n hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja tilintarkastuksessa on noudatettava kirjanpitolain ja –asetusten, tilintarkastuslain, yhdistyslain ja seuran omien sääntöjen lisäksi tämän taloussäännön määräyksiä.
2 § Hallituksen taloushallinnolliset tehtävät
Hallituksen tulee seuran
toimeenpanevana elimenä huolehtia seuran hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä vuosisuunnitelman ja talousarvion puitteissa,
jotka vuosikokous käsittelee vuosittain marraskuun loppuun mennessä. Seuraavan
vuoden vuosisuunnitelman ja talousarvion raamit hallitus määrittelee vuosittain
hyvissä ajoin ennen syyskokousta.
Talousarvioesitys tulee olla verrattavissa
edellisen vuoden tilinpäätökseen ja kuluvan vuoden talousarvioon. Talousarvion
liitteeksi tulee laatia hallituksen käyttöön yksityiskohtaiset talousarvion
perustelut, joista käy selville tilikohtaisesti mistä tuotoista ja kuluista
talousarvion luvut koostuvat.
Hallituksen on huolehdittava kirjanpidon ja raportoinnin ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä ja seuran omaisuuden tarkoituksenmukaisesta vakuuttamisesta.
Hallitus yhdessä puheenjohtajan kanssa
vastaa siitä, että tilinpäätös ja vuosikertomus laaditaan kirjanpitolain ja
tilinpäätöksen ja vuosikertomuksen laatimista koskevien muiden säännöstöjen ja
määräysten mukaisesti ja että tilin päätös ja vuosikertomus yhdessä antavat
oikeat ja riittävät tiedot yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta
asemasta.
Hallitus valmistelee ja yleiskokous päättää toimihenkilöiden palkoista, merkittävistä investoinneista, lainan otosta, takauksien ja takauksien myöntämisestä sekä määrittelee sijoitustoiminnan puitteet ja valtuudet.
3 § Hallitus
Yhdistyksen puheenjohtajan, varapuheenjohtaja, sihteerin, taloudenhoitajan ja johtokunnan jäsenet ja varajäsenet valitsee yhdistyksen sääntömääräinen syyskokous.
4 § Puheenjohtaja ja muut talousvastuulliset toimihenkilöt
Seuran puheenjohtaja vastaa toiminnan
järjestämisestä ja valmistelee hallituksessa käsiteltävät asiat sekä panee ne
täytäntöön. Puheenjohtaja johtaa seuran toimintaa hallituksen antamien ohjeiden
ja määräysten mukaisesti. Muiden
talousvastuullisten toimihenkilöiden on huolehdittava, että toiminta tapahtuu
taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti.
Taloutta hoitavan toimihenkilön on
puheenjohtajan lisäksi vastattava siitä, että yhdistyksen kirjanpito on
lainmukainen ja raportointi tarkoituksenmukaista sekä varainhoito luotettavalla
tavalla järjestetty ja että, hallitus ja muut päätäntä elimet saavat riittävän
ja oikean tiedon taloudellisten päätösten perustaksi.
Puheenjohtaja valvoo lisäksi seuran omistaman omaisuuden
hoitoa.
5§ Toimihenkilöt
Kaikkien seuran hallinto-, johto-, ja
valvontaelimissä toimivien ja muiden toimihenkilöiden (valmentajien,
joukkueenjohtajien, -taloudenhoitajien ja –huoltajien) on hoidettava tehtävänsä
taloudellisesti ja huolellisesti. Heidän tulee huolehtia siitä, että seuran
omaisuutta hoidetaan luotettavalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla.
6§ Jaostot/Joukkueet
Jaosto/joukkue ei voi tehdä seuraa
sitovia oikeustoimia, sopimuksia tai muita sitoumuksia. Mikäli joukkueella on oma pankkitili,
nämä säännöt koskevat myös joukkueen taloudenhoitajaa. Joukkueen
taloudenhoitajan on toimitettava tositteet ja tiliotteet seuran kirjanpitäjälle
viimeistään tammikuun aikana, mieluimmin heti sekä kevätkauden ja syyskauden
päättyessä.
Jaosto laatii omasta toiminnastaan vuosi- ja taloussuunnitelman sekä vuosikertomuksen. Suuret hankinnat ja muut menoerät on tuotava hallituksen käsittelyyn ennen hankinnan totuttamista.
TULOT, KULUT JA VAROJEN HOITO
7 § Rahaliikenne ja pankkitilien käyttö
Maksuliikenne on hoidettava pankkitilien välityksellä. Joukkueilla voi olla käteiskassoja, mutta johtokunnan on tiedettävä niiden olemassaolosta.
Pankkitilien käyttöön liittyvistä yleisistä kysymyksistä sekä niiden avaamisesta ja lopettamisesta sekä tilien käyttövaltuuksista päättää yhdistyksen hallitus. Jaoston/joukkueen päätös ei riitä.
Siirrettäessä tuottoja (esim. myyntitapahtumista)
pankkiin yhdistyksen tilille taikka tililtä nostettaessa on tositteena
käytettävä pankin antamaa tai pankin tietojärjestelmästä tulostettua tositetta.
Siirrettäessä varoja pankkitililtä toiselle on siirtotapahtumassa ilmettävä maksaja ja maksunsaaja sekä siirron syy. Pankin tiliotteet on viipymättä tarkastettava ja täsmäytettävä kirjanpitoon. Voimassa olevista pankkitileistä ja tilien käyttöoikeuksista pidetään rekisteriä.
Luotto- ja maksukorttien käyttöä koskevat periaatteet
hyväksyy hallitus.
8§ Avustuksiin liittyvät asiat
Avustushakemukset ja avustusten vuosiselvitykset allekirjoittavat seuran nimenkirjoitusoikeuden omaavat henkilöt.
Avustusanomuksien maksupyynnöt ja selvitykset toteutuneista kuluista allekirjoittavat puheenjohtaja tai johtokunnan siihen erikseen valtuuttama henkilö.
9 § Verottomat ja verolliset kulukorvaukset
Ajokilometrien tulee perustua todellisiin ajettuihin matkoihin.
Puhelinkulut ovat verottajan tulkinnan
mukaan aina veronalaista tuloa. Näitä kuluja ei tule esiintyä matkalaskuissa
lainkaan. Kaikki muut kulukorvaukset ja palkkiot ovat veronalaisia ja ne
tullaan sellaisenaan ilmoittamaan verottajalle. Tällä ei tarkoiteta kuitteja
vastaan suoritettavia joukkueen/jaoston kuluista aiheutuneita kustannuksia vaan
ilman tositteita maksettuja tukia.
Kaikki kulukorvaukset eli myös päivärahat ja ajokilometrikorvaukset maksetaan ainoastaan matkalaskua vastaan. Matkalaskussa on ilmettävä henkilön nimi, osoite ja henkilötunnus sekä tehtävä joukkueessa tai jaostossa.
Matkalaskussa tulee olla matkan
reitti, lähtöaika ja paluu, maksettava kilometrikorvaus, matkan tarkoitus, muut
ajoneuvossa olleet henkilöt. Matkalaskussa tulee olla korvauksen hakijan
allekirjoitus ja hyväksyjän allekirjoitus. Vaillinaisia matkalaskuja ei tule
taloudenhoitajan maksaa. Matkalaskujen on oltava huolellisesti laadittuja. Jos kyseessä on kooste useammasta matkasta,
on liitteenä oltava ajopäiväkirja tai muu vastaava kirjallinen selvitys.
10 § Kululaskut
Joukkueen tai jaoston hankinnoista
laaditaan kululasku, jossa on oltava alkuperäiset kuitit mukana. Ilman
tositteita maksua ei suoriteta. Kadonneen kuitin tilalle laaditaan tarvittaessa
tosite mitä on maksettu ja miksi. Näitä tilanteita tullee kuitenkin välttää.
Kassakuitit on säilytettävä huolellisesti että niistä saa selvää. Kassakuitit voi kopioida ja alkuperäisen kuitin nitoa kopioon, johon merkitään selvitys oston syystä. Kaikista kuluista tulee olla kuitti, pelkkä pankin tiliotteella oleva tieto ei riitä. Pankkikorttitosite ei kelpaa kuitiksi ellei siitä ilmene mitä, missä ja milloin on ostettu. Tarvittaessa tulee itse täydentää tositetta.
11 § Myyntitapahtumien tuotto- ja kululaskelma
Ottelukahvioista ja muista
myyntitapahtumista tulee tehdä laskelma, josta ilmenevät myyntituotot sekä
kulut liitteenä. Laskelma on allekirjoitettava ja isommista tapahtumista kahden
henkilön toimesta. Tuottojen ja kulujen erotus tulee siirtää pankkitilille.
12 § Ruokailut yms. tarjoilut ja tilaisuudet
Seuran (jaoston/joukkueen) maksamista ruokailuista ja tilaisuuksista on kululaskun liitteeksi laitettava lista osallistujista.
13 § Erotuomaripalkkiot
Erotuomarin antamasta kuitista tulee
selvitä erotuomarin nimen lisäksi myös osoite ja henkilötunnus. Erotuomarin on kirjoitettava
henkilötunnus kuittiin ja tämä on syytä tarkistaa maksuvaiheessa.
14 § Talkootyö
Seurassa tehtävä työ on suurelta osin
talkootyötä. Talkootuloja ja
mainostuloja ei saa kohdentaa suoraan tekijöille tai näiden lapsille tai muille
omaisille. Näissä tapauksissa tulo voidaan tulkita tekijän tai edun saajan
henkilökohtaiseksi tuloksi. Tulojen on verottajan tulkinnan mukaan aina
kohdistuttava isommalle joukolle eikä tuloja saa ’korvamerkiltä’.
Yhdelle henkilölle kohdistettavia henkilökohtaisia mainoksia ei saa seuran välityksellä hyväksyä. Verottaja tulkitsee tämän tyyppiset tuet aina edunsaajan henkilökohtaiseksi tuloksi, joten urheiluseura ei oi olla mukana tämän tyyppisessä toiminnassa kiertämässä asiaa yrityksen puolesta.
15 § Tarkastusmerkinnät
Ennen kulun maksamista lasku tai muu sen perusteena oleva
asiakirja tulee tarkastaa ja siitä tulee näkyä:
- tavaran tai työn suorituksen vastaanottaja
- miten kulu liittyy yhdistyksen toimintaan
- kulun tarkastaja
- kulun hyväksyjä
Vastaanottajan ja tarkastajan tulee merkitä tositteeseen nimensä tai nimikirjaimensa ja tositteessa tulee olla myös merkintä siitä tilistä ja kustannuspaikasta, jolle kulu kirjataan.
16 § Tulojen ja kulujen hyväksyminen
Tulot ja kulut hyväksyy puheenjohtaja tai hänen valtuuttamansa hallituksen jäsen. Puheenjohtajan menojen oikeellisuuden tarkastaa ja hyväksynnän tekee varapuheenjohtaja.
Suurehkot hankinnat tai muut satunnaiset, poikkeuksellisen suuret menot, jotka poikkeavat talousarviosta, tulee hyväksyttää hallituksella.
Kirjanpidon muistiotositteet hyväksyy puheenjohtaja.
17 § Tulojen perintä
Perintä on järjestettävä siten, että kertymisestä varmistutaan ja perintä on tehokasta. Mahdollisesti syntyvät luottotappiot tulee kirjata hyvää kirjanpitotapaa noudattaen.
KIRJAPITO JA TILINPÄÄTÖS
18 § Kirjanpidon järjestäminen
Kirjanpito on järjestettävä ja hoidettava siten kuin kirjanpitolaissa ja – asetuksessa on säädetty. Lisäksi on huomioitava tämän taloussäännön määräykset sekä hyvän kirjanpitotavan määräykset.
19§ Järjestelmän kuvaus
Kirjanpito tulee järjestää niin, että se vastaa toiminnan laatua ja laajuutta. Kirjanpitoa järjestettäessä tulee ottaa huomioon sisäisen valvonnan lähtökohdat.
Kirjanpitojärjestelmän pohjana on kirjallisesti laadittu luettelo käytetyistä tileistä ja kustannuspaikoista kirjausohjeineen. Tililuettelo säilytetään tilinpäätösaineiston liitteenä.
Tilikauden tulot ja menot tulee kirjata bruttomääräisinä omille tileilleen vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista tarpeellisia oikaisukirjauksia lukuun ottamatta.
Kirjanpito tulee pitää ajan tasalla ja sitä on hoidettava huolellisesti.
20§ Tositevaatimukset
Kirjanpitokirjausten on perustuttava
tilikauden alusta juoksevasti numeroituihin alkuperäisiin tositteisiin, joihin merkittävä päiväys vuosilukuineen. Suoritetun maksun todentavan tositteen
tulee olla, mikäli mahdollista, maksun saajan tai maksun välittäneen
rahalaitoksen antama. Tositteesta on selvittävä, mitä on ostettu tai myyty tai
mistä maksusta on kysymys ja myös tilitapahtuman ajankohta. Lisäksi tositteesta
tulee selvitä, miten meno liittyy yhdistyksen toimintaa.
21 § Tilinpäätös
Johtokunnan tulee laatia tilikaudelta tilinpäätös ja vuosikertomus kirjanpitolain ja –asetuksen edellyttämällä tavalla hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Tilinpäätös käsittää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen ja siihen on uosikertomus.
Tilinpäätöksen ja vuosikertomuksen tulee antaa oikea
ja riittävä kuva seuran toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.
Laatimisaikataulussa tulee huomioida seuran sääntöjen määräykset.
Tilinpäätös tulee laatia suoriteperusteisena. Jos kirjanpito on joltakin osin tilikauden aikana hoidettu maksuperusteisena, se on ennen tilinpäätöstä täydennettävä ja oikaistava olennaisilta osin suoriteperusteiseksi.
22 § Tuloslaskelma
Tuloslaskelma tulee laatia
kirjanpitoasetuksen säännökset huomioon ottaen ryhmiteltynä siten, että tuotot
ja kulut ilmenevät kustannuspaikkakohtaisesta tuloslaskelmasta. Tuloslaskelman
tulee olla verrattavissa talousarvioon ja edellisen vuoden tilinpäätökseen. Tarvittaessa vertailutietoja on oikaistava uutta esitystapaa vastaavaksi.
Tuotot ja kulut tulee esittää bruttomääräisinä vain tarpeellisin
oikaisuviennein korjattuna.
Tulokseen vaikuttavat poikkeukselliset tai/ja kertaluonteiset
erät tulee selvittää tilinpäätöksen liitetiedoissa.
23 § Tase
Taseen tulee rakenteensa ja pääryhmittelynsä osalta noudattaa kirjanpitoasetuksen tasekaavaa.
24 § Allekirjoitukset
Tilinpäätös ja toimintakertomus tulee
päivätä allekirjoituspäivänä, jolloin hallitus on tilinpäätöksen hyväksynyt.
Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoittaa päätösvaltainen hallitus
ja puheenjohtaja. Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen allekirjoitukset
voidaan koota myös yhdelle allekirjoitussivulle.
Tilinpäätös tulee viipymättä Allekirjoitusten jälkeen sitoa. Tilinpäätösasiakirjat on koottava yhteen ja niitä on säilytettävä määräysten mukaisesti. Tasekirja on säilytettävä pysyvästi.
RAPORTOINTIJÄRJESTELMÄ
25 § Raportointi
Taloushallinnon raportointijärjestelmän tarkoituksena on palveluperiaatteen mukaisesti tukea päätöksentekijöiden toimintaa, henkilöresursseihin, talouteen ja taloudellisuuteen liittyvää päätöksen tekoa.
Raportointijärjestelmä on luotava
sellaiseksi, että sen avulla seuran hallitus ja muu johto pystyvät saamaan
kokonaiskuvan seuran toteutuneesta toiminnasta, tuloksesta ja taloudellisesta
asemasta.
26 § Valvonta
Toteutuneen toiminnan ja talouden raportointi tulee hallituksen käsittelyyn neljännesvuosittain ja tilinpäätös sekä vuosikertomus seuraavan vuoden maaliskuun puoliväliin mennessä. Raportointi sisältää tuloslaskelman ja taseen. Olennaiset poikkeavat talousarviosta, kuten merkittävät lahjoitukset, luottotappiot, selvitetään kirjallisina välitilinpäätöksen liitteinä.
Talousseurantaa tulee tehdä kuukausittain toimihenkilöiden toimesta.
27 § Asiakirjojen säilytys
Asiakirjakirjojen säilytystä määräävät mm. arkistolaki ja kirjanpitolaki.
Kirjanpitokirjat, tililuettelo ja koneellisen kirjanpidon menetelmäkuvaus 10 vuotta
Varainhoitovuoden tositteet liitteineen 6 vuotta
Henkilön palkkaamiseen liittyvät asiakirjat 2 vuotta
Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat pääsääntöisesti yhdistyksen itse tuottamat asiakirjat:
- pöytäkirjat/muistiot (+ liitteet)
- toimintakertomukset ja -suunnitelmat
- lähteneiden kirjeiden kopiot
- puheet, esitelmät, artikkelit, luennot
- itse tuotetut tutkimukset, raportit, yhteenvedot, tilastot
- luettelot
- säännöt, rekisteröinti- ja organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat
- sopimukset
- omien kurssien, koulutuksen, juhlien, tapahtumien asiakirjat
- valokuvat, diat, filmit, videot ja muut tallenteet
- itse tuotetut painotuotteet (lehdet, kalenterit, julisteet, mainokset, esitteet, kartat, piirustukset ym.)
- saapuneet kirjeet ja asiakirjat, jotka ovat aiheuttaneet toimenpiteitä
- kaikki historiallista arvoa sisältävä aineisto
Arkistossa ei säilytetä pysyvästi:
- kiertokirjeet
- yleiskirjeet
- tiedotteet
- "jakelussa mainitut" -kirjeet
- tiedoksi saapuneet pöytäkirjat tai muut asiakirjat
- lähetekirjeet, joissa ei ole olennaista tietoa
- lyhyet viestit, ilmoitukset, mainokset
- pöytäkirjaotteet
- kokouskutsut
SISÄINEN VALVONTA
28 § Sisäinen valvonta
Sisäinen valvonta tulee järjestää toiminnan laadun ja laajuuden edellyttämällä tavalla. Johtokunnan tulee valvoa, että seuran kirjanpidon ja varainhoidon sisäinen tarkkailu on asianmukaisesti järjestetty.
TOIMINNANTARKASTUS
29 § Toiminnantarkastajat
Seurassa on valittava
toiminnantarkastajat sääntöjen ja tilintarkastuslain edellyttämällä tavalla ja
heidän on toimitettava toiminnantarkastus sen mukaan kuin tilintarkastuslaissa
on säädetty.
Toiminnantarkastajaksi valittavilla
tulee olla sellainen laskentatoimen, taloudellisten ja oikeudellisten asioiden
sekä tilintarkastuksen tuntemus ja kokemus kuin seuran toiminnan laatuun ja
laajuuteen katsoen on tarpeen tehtävän hoitamiseksi.
Mikäli yhdistyksen toiminnan laajuus
edellyttää on seuralle valittava tilintarkastuslaissa edellytettävät hyväksytyt
tilintarkastajat.
30 § Toiminnantarkastus
Toiminnantarkastus sisältää seuran tilikauden kirjanpidon, tilinpäätöksen, vuosikertomuksen ja hallinnon tarkastuksen.
Toiminnantarkastajille on varattava
tilaisuus toimittaa toiminnantarkastus siinä laajuudessa kuin nämä katsovat
tarpeelliseksi ja heille on annettava selvitystä ja apua, jota he pyytävät.
Allekirjoitettu tilinpäätös ja vuosikertomus tulee luovuttaa toiminnantarkastajille vähintään kuukautta ennen sitä kokousta, jossa tilinpäätös tule vahvistettavaksi.
Toiminnantarkastajien on annettava toiminnantarkastuskertomus yhdistyksen hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen sitä kokousta, jossa tilinpäätös esitetään vahvistettavaksi.
Jos toiminnantarkastajat antavat
seuran johtokunnalle toiminnantarkastuspöytäkirjan, jossa he esittävät huomautuksia
havaitsemistaan epäkohdista, on johtokunnalla velvollisuus käsitellä pöytäkirja viipymättä ja säilytettävä se luotettavalla tavalla. Sama koskee myös erillisiä
toiminnantarkastajien antamia tarkastusmuistioita.
ERINÄISET MÄÄRÄYKSET
31 § Käyttöomaisuuden luettelointi
Kiinteästä ja irtaimesta omaisuudesta on pidettävä luetteloa taloushallinnon antamien ohjeiden mukaan.
32 § Erinäiset määräykset
Hallitus voi antaa tätä taloussääntöä täydentäviä ohjeita ja määräyksiä.
Tämä taloussääntö tulee voimaan 1.1.2017